熊本市、生活保護の相談記録票7件が回覧中に所在不明 — 誤廃棄の可能性、執務室内から出ていない書類

項目	内容
発生日	2026年2月4日
判明日	2026年2月10日
公表日	2026年5月19日
対象組織・業界	熊本市（西区役所）
事象	生活保護システムから印刷した相談記録票の所在不明
影響件数	記録票7件・相談者14人分
情報源	Security NEXT（2026年5月19日）

概要

熊本市は2026年5月19日、生活保護システムから印刷した相談記録票7件が、職員による回覧中に所在不明になったことを公表しました。

対象となったのは、2026年1月30日から2月3日にかけて西区役所で相談した14人分の情報です。記録票には氏名、住所、電話番号、生年月日、相談内容が記載されていました。

記録票は執務室内のみで保管される文書であり、市は資料整理中などに誤って廃棄した可能性を指摘しています。書類は現在も発見されていません。

経緯

• 2026年1月30日〜2月3日: 西区役所で14人が生活保護に関する相談。相談内容が生活保護システムに記録される
• 2026年2月4日: システムから印刷した相談記録票7件が、職員による回覧の過程で所在不明となる
• 2026年2月10日: 所在不明が判明
• 対象となる相談者に対し、対面および電話での説明と謝罪を実施。個人情報保護委員会へ報告
• 2026年5月19日: 熊本市が公表。記録票の捜索は継続中

原因

熊本市は資料整理中などに誤って廃棄した可能性を指摘しています。記録票は執務室内のみで保管される文書であり、外部への持ち出しは確認されていません。

考えられる原因（推測）: 「回覧中」という状況が示すのは、書類が特定の保管場所を持たず、複数の職員の机上を順に移動していたということです。回覧中の書類は、誰の管理下にあるかが時間とともに移り変わり、どの時点で誰の手元にあったかが記録に残りません。この状態で机上の資料整理が行われれば、「自分が処理すべき書類ではない」と判断された紙が、不要な資料と一緒に処分される経路が成立します。市が誤廃棄の可能性を挙げているのは、執務室からの持ち出しがない以上、室内で消失する経路が限られるためと考えられます。発生から判明まで6日を要していることは、回覧が完了したかどうかを確認する仕組みがなかった可能性も示唆します。いずれも推測です。

対策

組織が学ぶべきこと

1. 回覧は、管理責任が宙に浮く時間帯である

書類には通常、保管場所と管理者が決まっています。ところが回覧に入った瞬間、その紙は「A課長からB係長へ渡る途中」という、誰の管理下でもない状態に置かれます。回覧の起点と終点だけを決めて、途中の所在を記録しない運用が一般的ですが、事故が起きるのはまさにこの途中です。回覧簿に受領の押印を求める、あるいは回覧を電子化して閲覧履歴を残す。いずれも「途中の所在」を可視化する手段です。

2. 機微度の高い情報を、紙で回覧する必要があるかを問い直す

生活保護の相談記録は、相談者の生活状況・家族関係・健康状態などに踏み込む内容を含みます。この情報が組織内で共有される必要があること自体は業務上の必然ですが、共有の手段が「印刷して回す」である必然性は必ずしもありません。システム上で該当ケースを参照できる権限を関係者に付与すれば、紙は発生せず、誰がいつ見たかも記録されます。印刷が発生する理由（会議での参照、システムの操作性、承認印の必要性など）を1つずつ洗い出すことが、紙を減らす具体的な出発点になります。

3. 対面・電話での説明という対応は適切

市は対象となる相談者に対し、対面および電話で説明と謝罪を行っています。生活保護の相談という文脈では、書面通知が本人以外の目に触れることが、それ自体で新たな負担になり得ます。通知の方法を対象者の状況に合わせて選ぶことは、事故対応における配慮の一部です。

ヤグラの視点 — 報告率をKPIにする：名乗り出にくい事故が、いちばん見つからない

執務室内で紙が消失する事象に、技術的に介入できる余地はありません。

そのうえで、この事案が示しているのは「誰かが処分したかもしれないが、誰も名乗り出ていない」という状態の難しさです。回覧中の書類が資料整理で紛れて処分されたのだとすれば、それを行った職員は、自分が何かを捨てたという自覚すら持っていない可能性が高い。悪意も、明確な不注意すらもないまま、書類だけが消えています。

こうした事故は、報告を待っていても上がってきません。「自分が原因かもしれない」という心当たりが本人にない事故は、報告の対象として認識されないからです。そして仮に心当たりがあったとしても、名乗り出れば処分や叱責につながると感じられる環境では、沈黙が選ばれます。発生から判明まで6日、公表まで3か月という時間には、この構造が影響している可能性があります。

組織が測るべき指標は、事故の発生件数ではなく報告の件数です。発生件数が少ない組織は、事故が少ないのか、報告されていないのかを区別できません。一方、報告が上がってくる組織では、実際の紛失に至らなかった「危なかった事例」も含めて可視化されます。「回覧の書類が一時的に見つからなかったが後で出てきた」という報告が日常的に上がる組織なら、回覧運用の危うさは事故の前に見えていたはずです。

報告を増やすために必要なのは、報告経路を短くすることと、報告した人が不利益を受けないことの2点だけです。原因究明と個人の責任追及を切り離す姿勢を組織が明示できるかどうかが、この2点を成立させます。

今後の対応

熊本市は記録票の捜索を継続しています。個人情報保護委員会への報告は完了しており、対象となる相談者への説明と謝罪も実施済みです。発見または新たな事実が判明した場合の追加公表が想定されます。

更新履歴

日時	内容
2026-05-19	初稿公開（公表日時点）